Как выбрать ATS для команды по подбору персонала

Резюме приходят с разных площадок, встречи согласовываются в переписке, а руководители оставляют комментарии в отдельных документах. Чтобы узнать, что происходит с вакансией, специалисту по подбору приходится собирать информацию из нескольких источников.

По мере увеличения количества вакансий такая работа занимает всё больше времени. Кандидаты дольше ждут ответа, согласования затягиваются, а подготовка отчёта превращается в отдельную задачу.

ATS помогает объединить процесс подбора в одной системе. Но выбирать её стоит с учётом того, как работает именно ваша команда.

Разберём, какие возможности проверить и о чём спросить поставщика до внедрения.

1. Что такое ATS

ATS — это система управления подбором персонала. В ней хранятся вакансии, резюме, история общения, результаты собеседований и решения участников найма.

Специалист по подбору видит, на каком этапе находится кандидат и какое действие необходимо выполнить дальше. Руководитель может рассмотреть кандидатов и передать обратную связь. Ответственный за подбор — оценить сроки, нагрузку команды и результаты работы.

При выборе важно проверить, как эти возможности связаны между собой: сохраняется ли информация при переходе между этапами и доступна ли она нужным участникам.

2. Какие задачи должна закрывать система

Перед знакомством с поставщиками составьте список трудностей, с которыми команда сталкивается регулярно.
Полезно описывать их через конкретные рабочие ситуации.

Разделите требования на обязательные и дополнительные. Например, для команды с большим потоком откликов особенно важны обработка нескольких записей одновременно и автоматизация повторяющихся действий. Для сложного подбора — подробная история взаимодействия и совместная оценка кандидатов.

3. Что проверить в блоке вакансий

Карточка вакансии должна содержать достаточно информации, чтобы любой ответственный сотрудник понимал задачу.

Проверьте, можно ли указать:

• подразделение и руководителя, которому нужен сотрудник;
• требования к должности и условия работы;
• количество необходимых сотрудников;
• ответственного за подбор;
• приоритет и плановый срок;
• этапы отбора и текущий статус вакансии.

Отдельно разберите ситуации, когда подбор приостанавливают, требования меняются или одну должность нужно закрыть сразу несколькими сотрудниками .Система должна позволять отражать эти изменения без потери истории. Иначе отчёт может показывать просрочку там, где вакансия месяц находилась на согласованной паузе.

На демонстрации попросите создать вакансию, изменить условия и затем посмотреть, где сохранились изменения.

4. Что важно в работе с кандидатами

Основной рабочий инструмент команды — карточка кандидата. В ней полезно видеть резюме, контакты, источник отклика, комментарии, результаты встреч, причины решений и следующие действия.

Проверьте, как система работает с повторными обращениями. Если человек откликнулся на другую вакансию через полгода, прежняя история может помочь продолжить разговор. При этом статусы по разным вакансиям должны оставаться понятными.

Обратите внимание на поиск: сможете ли вы найти кандидатов по навыкам, опыту, городу и предыдущим результатам рассмотрения?

Для существующей базы важен перенос данных. Заранее уточните, сохранятся ли вложения, заметки, даты и связи с вакансиями. Проверить это лучше на небольшой обезличенной выборке до основного переноса.

5. Коммуникации и собеседования

Удобная работа с кандидатами включает письма, приглашения, напоминания и обмен информацией между участниками встречи.
Попросите показать полный сценарий: специалист выбирает время, приглашает кандидата и руководителя, добавляет ссылку на встречу, затем переносит собеседование.
Проверьте, обновились ли календари и получили ли участники уведомления.

Также важно понять:

• сохраняется ли переписка в истории кандидата;
• можно ли использовать и редактировать шаблоны сообщений;
• доступны ли резюме и вопросы перед встречей;
• где фиксируются оценки и обратная связь;
• можно ли отменить запланированную автоматическую отправку.

Последний пункт особенно важен для отказов. Изменение статуса по ошибке не должно приводить к сообщению, которое команда уже не сможет остановить.

6. Согласования

Подбор зависит от решений руководителей, финансовой службы и других участников. Поэтому стоит проверить, как система поддерживает согласование заявки, условий вакансии и предложения кандидату.

Для каждого решения должны быть понятны ответственный, срок и текущий статус.

Например, в HIRE by Stafflow предусмотрены цепочки согласования заявок и предложений о работе, а также настройка доступа заказчиков подбора, включая видимость зарплаты.

На демонстрации разберите свою последовательность согласований. Уточните, можно ли вернуть документ на доработку, назначить замену отсутствующему руководителю и сохранить комментарии к решению.

Отдельный вопрос — стоимость доступа для участников, которые только рассматривают кандидатов или согласовывают условия.

7. Аналитика

Отчётность должна помогать находить причины задержек и принимать решения.
До выбора ATS определите, какие вопросы руководитель подбора задаёт чаще всего.

Проверьте возможность открыть данные, из которых получился показатель, установить период и выгрузить результаты.

Для расчёта стоимости найма отдельно уточните, откуда поступают сведения о расходах. Наличие отчёта ещё не означает, что все затраты будут учитываться автоматически.

8. Функции искусственного интеллекта

ИИ может помогать готовить описания вакансий, составлять вопросы, разбирать резюме и обобщать ответы кандидатов.

Оценивать такие функции лучше на примерах вашей команды.

Предложите несколько обезличенных резюме с разным оформлением и попросите объяснить результат анализа. Проверьте, различает ли система отсутствие информации и отсутствие навыка, учитывает ли обязательные требования, позволяет ли исправить вывод.

Если ATS выставляет оценки кандидатам, выясните, какие сведения на них влияют и может ли специалист проверить основание оценки. Решение о дальнейшем рассмотрении должно оставаться под контролем команды.

Также уточните, какие возможности уже доступны, какие находятся в разработке и что оплачивается отдельно. Для автоматизированных собеседований дополнительно проверьте качество вопросов, доступность записей и порядок работы с полученными данными.

9. Интеграции

ATS должна взаимодействовать с сервисами, которые команда использует ежедневно: площадками вакансий, почтой, календарями, средствами видеосвязи и системой управления персоналом.

Однако наличие названия сервиса в списке - только начало проверки. Выясните, какие именно действия доступны: публикация вакансии, получение откликов, перенос резюме, обмен сообщениями или синхронизация встреч.

Уточните направление обмена и частоту обновления данных. Если встречу перенесли в календаре, изменится ли она в ATS?

Также обсудите ограничения внешних сервисов, дополнительные платежи и порядок действий при сбое подключения.

10. Безопасность данных

В ATS хранится информация о кандидатах, условиях найма и решениях компании. Поэтому условия работы с данными нужно проверить до их переноса.

Обсудите с поставщиком:

• где размещаются основная база и резервные копии;
• кто получает доступ к резюме, зарплатам и комментариям;
• фиксируются ли изменения и выгрузки данных;
• как отключается доступ уволенного сотрудника;
• как организованы хранение и удаление информации;
• как учитываются согласия кандидатов;
• что происходит с базой при завершении сотрудничества.

Если используются внешние ИИ-сервисы, уточните, какие сведения им передаются, где они обрабатываются и используются ли для обучения моделей.

Попросите показать разграничение прав на практике: например, что видит руководитель одного подразделения и какие данные ему недоступны.

11. Какие вопросы задать поставщику перед внедрением

После проверки возможностей необходимо согласовать условия запуска и дальнейшей работы.

Попросите рассчитать общие расходы на первый год: использование системы, перенос базы, настройку, обучение и необходимые подключения.

Для итогового сравнения возьмите одинаковые рабочие сценарии и пройдите их в каждой рассматриваемой ATS. Подключите к проверке специалиста по подбору и руководителя, который будет рассматривать кандидатов. Зафиксируйте, что получается самостоятельно, где нужна помощь и какие ограничения остаются.

Если вы рассматриваете систему для своей команды, запишитесь на демонстрацию HIRE by Stafflow. На встрече можно разобрать вашу вакансию, посмотреть этапы подбора и согласования, а также уточнить условия внедрения. Так будет проще оценить, насколько система подходит для вашей ежедневной работы.