Как измерить эффективность найма: показатели, расчёты и решения

За квартал компания закрыла все запланированные вакансии. Средний срок подбора сократился, расходы остались в пределах бюджета. По отчёту команда справилась с задачей.

Через несколько месяцев выясняется, что часть новичков уволилась, а некоторым по-прежнему нужна постоянная помощь руководителя. Несколько вакансий приходится открывать повторно.

Чтобы оценить эффективность найма, важно проследить весь путь: от согласования потребности в сотруднике до его результатов на рабочем месте.

Разберём, какие показатели для этого нужны, как их рассчитывать и какие решения можно принимать на основе данных.

Что считать эффективным наймом

Эффективный найм помогает компании получить сотрудников, которые справляются с необходимыми задачами, в подходящие сроки и при обоснованных затратах.

Поэтому оценка включает две связанные части:

• Организация подбора: сколько времени и ресурсов занимает поиск, где возникают задержки, почему кандидаты отказываются.
• Результаты после выхода: как сотрудник осваивает работу, выполняет задачи и продолжает ли работать в компании.

Скорость и стоимость помогают управлять процессом. Результаты новичков показывают, насколько решения при подборе соответствовали потребностям бизнеса.
При этом на дальнейшую работу человека влияют обучение, доступность наставника, нагрузка и действия руководителя. Эти обстоятельства необходимо учитывать при оценке.

Сначала определите ожидаемый результат

До открытия вакансии специалисту по подбору и руководителю стоит договориться, что должен уметь новый сотрудник и какие задачи ему предстоит освоить.
Формулировки должны описывать наблюдаемый результат.

Для каждой задачи определите срок освоения и способ проверки. Например, через месяц сотрудник выполняет работу с наставником, а через три самостоятельно.
Сроки зависят от сложности должности. Одинаковые ожидания для начинающего специалиста и опытного руководителя сделают оценку малоинформативной.

Какие показатели отслеживать

Для начала достаточно небольшого набора показателей, по которым команда сможет регулярно принимать решения.

Правила расчёта нужно закрепить заранее. Например, срок закрытия вакансии можно считать до принятия предложения или до первого рабочего дня. Это разные показатели, и смешивать их в одном отчёте нельзя.

В стоимость найма включайте согласованный перечень расходов: размещение вакансий, услуги агентств, использование системы подбора и время участников процесса. Учитывайте одинаковые статьи из периода в период.

Для удержания выбирайте группы, у которых уже завершился нужный срок наблюдения. Если из 20 сотрудников, принятых в январе, через шесть месяцев продолжают работать 17, удержание составляет: 17 ÷ 20 × 100% = 85%.

Сотрудников, которые ушли раньше, необходимо оставлять в исходной группе расчёта.

Пример: как меняется оценка при учёте результатов

Предположим, компания сравнивает две группы сотрудников одной должности, нанятых в сопоставимых условиях. Для всех уже прошли первые три месяца работы.

Все цифры в примере условные.

Подбор во вторую группу занял больше времени и потребовал большего бюджета. Однако к контрольной дате компания получила больше сотрудников, которые работают и выполняют согласованные задачи.

Последняя строка — дополнительный показатель для этого примера. Она учитывает только расходы на подбор. Затраты на обучение, работу наставников и повторный поиск при необходимости нужно считать отдельно.

Одного такого сравнения недостаточно для вывода о качестве источника кандидатов или работе конкретного специалиста. Оно помогает определить, какие различия стоит изучить: требования, способы оценки, условия работы или адаптацию.

Что выяснять у руководителей и сотрудников

Цифры показывают, где возникла проблема. Разговоры с участниками помогают разобраться в причинах.

После завершения подбора можно спросить руководителя, насколько понятным был процесс, соответствовали ли представленные кандидаты требованиям и вовремя ли принимались решения.

Через несколько месяцев вопросы меняются:

• Какие задачи сотрудник уже выполняет самостоятельно?
• В чём ему требуется помощь?
• Какие ожидания подтвердились, а какие пришлось пересмотреть?
• Были ли предоставлены необходимые обучение, доступы и материалы?

Ответы полезно подкреплять примерами работы. Общая оценка «доволен сотрудником» может означать разное для разных руководителей.

У новичков стоит уточнять, совпала ли реальная работа с описанием вакансии, понятны ли требования и получают ли они необходимую поддержку.

Также важно учитывать обратную связь ушедших сотрудников. Если несколько человек называют одну причину увольнения, это повод проверить соответствующий участок работы — от обсуждения условий на собеседовании до организации нагрузки.

Как связать данные подбора с результатами сотрудников

Для анализа необходимо сохранить связь между вакансией, кандидатом и сотрудником после приёма на работу.

До выхода нужны сведения об источнике кандидата, этапах отбора, сроках и принятых решениях. После выхода — дата начала работы, результаты оценки, освоение задач и сведения об увольнении, если оно произошло.

Первую часть удобно вести в системе управления подбором. Например, HIRE by Stafflow объединяет вакансии, кандидатов, коммуникации и согласования. В карточках сохраняются комментарии, история изменений и причины отказов.

Аналитика HIRE by Stafflow помогает отслеживать сроки закрытия вакансий, затраты и выполнение плана подбора. Для оценки результатов после найма эти сведения нужно сопоставлять с данными об адаптации и работе сотрудников.

Заранее определите ответственных: команда подбора поддерживает сведения о найме, руководитель оценивает рабочие результаты, специалист по персоналу фиксирует прохождение адаптации и кадровые изменения.
Так у каждого показателя появляется понятный источник данных.

Как использовать результаты анализа

Начать можно с одной группы похожих должностей. Зафиксируйте текущие значения, выберите сроки проверки и регулярно обсуждайте изменения.
При разборе отчёта переходите от наблюдения к проверяемой причине и конкретному действию.

Например:

• Кандидаты долго ждут решения после собеседования. Проверьте сроки обратной связи от руководителей и порядок согласования.
• Новички не справляются с одинаковой задачей. Сопоставьте требования при отборе, практическое задание и программу обучения.
• Сотрудники уходят из-за условий работы. Проверьте, как эти условия описываются в вакансии и обсуждаются на встречах.
• Один источник даёт много откликов, но мало успешных выходов. Разберите соответствие аудитории требованиям и причины отказов.

Сравнивайте сотрудников с похожими задачами и одинаковым сроком работы. Всегда показывайте количество людей рядом с процентом: результаты трёх и тридцати сотрудников требуют разной осторожности в выводах.

После изменения процесса назначьте дату повторной проверки. Это позволит понять, помогло ли принятое решение и что необходимо скорректировать дальше.

Если вы хотите упорядочить данные подбора и видеть, где найм требует внимания, запишитесь на демо HIRE by Stafflow. Покажем работу с вакансиями, кандидатами и отчётами на примере вашего процесса и обсудим, какие данные стоит собирать для оценки результатов найма.